• 第 763 期

    想降本增效,先用好业务流程!

    时间:2023.09.27    编辑:

  • 导语
  • 在不确定的世界中,需要抓住一些如团队基本盘、流程效率等确定的东西。商业环境瞬息万变,内外部环境都在倒逼组织效率提升,流程变革,用好流程简化组织结构,才能帮助企业在新商业环境下降本增效。
  • 作者:刘润,润米咨询创始人,商业类头部公众号《刘润》、50万学员《5分钟商学院》主理人,前微软战略合作总监,国内知名商业顾问。
    出处:【刘润】微信公众号(ID:runliu-pub),一个洞察商业本质的公众号。

    你的企业,有没有面临过这样的问题:问题反复出现,客户满意度低;有管理,有制度,但是无法落地;员工水平参差不齐,依赖少数能人。怎么办?未来,依然存在着高度的不确定性,但是我们应该在不确定的世界中,尽量抓住一些确定的东西。

    什么是确定的东西?团队基本盘、流程效率等等。商业环境瞬息万变,内外部环境都在倒逼组织效率提升,流程变革。用好流程简化组织结构,才能帮助企业在新商业环境下降本增效。

  • 人才和流程,哪个更重要?

  • 组织里常常会出现一个症状,而今天似乎越来越明显了。那就是公司一旦出现问题,总想着用招人来解决,换人,招人,招人,换人,然而往往又招不到优秀的,招不到匹配的。

    这个症状尤其在创业初期,特别明显。项目马上要上线了,现在最头疼的是没有好的销售总监,帮我把产品卖出去。怎么办?招人。公司要做一块新业务,发现公司里没人可用,怎么办?还是招人。

    遇到各种问题,创始人很容易想:招人解决。于是焦头烂额地四处招人,可你缺的,真的是人才吗?“人才,是企业永恒的竞争力”,这没错。但是,人才好招聘吗?人才好培养吗?人才留得住吗?

    其实,人才也靠不住。你对公司里的员工再好,本质上,每个员工都是自由的,不会因为你对他好,他就不走。是走,是留,决定权掌握在员工手里。该走的时候,人家依然会走。

    在给企业做培训的过程中,我常常提出一个问题:人才和流程,哪个更重要?如果允许我进入你的公司面试,允许我挖走你们公司的核心业务骨干,你们公司的业务基本盘会不会瞬间瘫痪和崩溃?

    企业需要的不是人才,而是人才辈出的机制和系统。三流的管理者专注做事,二流的管理者关注用人,一流的管理者善用系统要素。人才难招是事实,你好不容易高薪招来了人才,你很喜欢,也很欣赏对方,给资源,给时间,给空间,细心呵护,用心栽培。结果呢?人家干了没多久就辞职了,投入心血培养出来的人才说走就走。看得上的人才,留不住。看不上的人才,自己又不想招。人才的选育用留,几乎是所有企业面临的难题。

    那怎么办呢?

  • 人+流程=人才

  • 能怎么办?你要减少对人才的过度依赖,增强人才快速复制的能力,从依靠人,变为依靠系统,完成“流程化”。记住一句话:铁打的流程,流水的人才。

    什么是人才?对于组织来说,人才不是能人,不是依赖某一个人,或者几个核心骨干。而是把每一个平凡的人,变成能快速协作的高效能人士。也就是说:人+流程=人才。流程好的企业,完全可以让平凡的人创造不平凡的业绩。一流的流程加平凡的员工等于一流的业绩。

    当一个公司的业务无法流程化的时候,会出现什么情况?你会发现,这个公司里的组织,就是一个能人型组织。所谓能人型组织,就像成百上千的野牛听命于头牛的指挥。一旦头牛被射杀,整个组织就会原地打转,失去方向,陷入低水平的勤奋。每天都很努力,但每天都不产出真实的业务利润。整个组织人效很低。每天都开开心心的,但是业务总是找不到核心抓手,无法突破营收天花板。大家都眼巴巴指望着头牛的决策引领,整个组织,依赖于头牛的时间、心力,脑力、体力。

    头牛,就是一个企业的领导者。本来应该是看战略方向,增强公司势能的角色,却每天陷入到了无数的细节决策旋涡之中。当企业的领导者心力衰竭,失去学习能力时,组织就开始走下坡路。随着组织核心员工的流失,老去,人才青黄不接,企业发展,开始陷入“蜀中无大将,廖化作先锋”的困境。项目来了,只有核心员工能做。核心员工的经验,永远是核心员工的,只能在小范围发挥作用,这份经验,甚至会随着核心员工的升迁、调动、离职,而消失。

    你可能会说,那我重新招人,慢慢培养?别忘了,能力、价值观等等又要经过漫长的培育和磨合时间。而且,即便花了很长时间培养,双方也不见得适合。即便适合,花了无数心血培养,对方也可能在中途选择离开公司。毕竟,优秀人才,总是抢手的。

    那怎么办?要把个人的经验,沉淀为组织能力。从经验上升到方法,从方法下降到流程。你不能指望每个员工都值得培养,都靠得住。没有哪个员工是真正靠得住的。靠得住的,永远是流程。你不能指望每个员工都很聪明,你说一句话,一个眼神,就能明白你背后的意思。很多管理者可能不服气,等等,我说了可不只一遍。

    我很确信。我是咬牙切齿的说了3遍,至少3遍!可对方就是无视我,执行力太差了。我是苦口婆心,谆谆教导,吐血三升,我快累死了。那问题就更大了。当你无法掌控对方的时候,你就会开始讨厌对方。给彼此的协作增加了很多不必要的成本。

    更大的问题是,你不能指望每个员工举一反三,一点就透。你应该做好的心理准备是:每个员工智商都是一样的,每个员工都随时会走。你要把方法,经验,下降到甚至傻瓜都能执行的流程。让公司的每个员工,来项目了,都能快速上手。当你遇见员工执行力差,员工经验不足,项目推进进度慢,怎么办?

    把执行简单化。执行的本质是简单化,简单化的关键在于流程化。一个优质的流程,最佳实践的萃取和再加工,这个流程至少要满足3个标准:简单化、专业化、标准化。你可以从本岗位最优的原型入手,从本行业的标杆入手,从其他行业的优秀案例入手,从挑剔的客户反馈入手,萃取核心经验,不断优化自己的流程。

    比如,你做饭非常好吃,开了一家中餐厅,生意很好。“做饭非常好吃”,这是你的核心竞争力。可是,它可以复制吗?

    你做一道菜,说这道菜有几个核心点:精盐少许,油八分热下锅,色泽金黄时起锅。那么问题来了,这些经验,能快速复制给新手吗?

    精盐少许,什么叫“少许”。油八分热的时候下锅,多少度叫做八分热?色泽金黄时起锅。多么金、多么黄,才叫做金黄?

    这些都无法量化、不可复制。

    迄今为止,麦当劳卖出的汉堡包从地球到月球可以来回33趟,麦当劳卖出的薯条,足可以填平28个科罗拉多大峡谷,平均每天服务全球超过6000万名顾客。这是一个令人咋舌的销量数字。也是一个神话。但是,麦当劳创造的是汉堡包神话,但其成功却和汉堡包无关。

    啊,这是为什么呢?

    你有没有想过,有成千上万家餐厅都在卖汉堡包,但为什么麦当劳会卖的那么好呢?因为麦当劳在卖汉堡包的背后,其实是在卖一套快餐复制系统。这个系统,是一个环环相扣的三大核心流程。哪三大流程呢?

    1、业务流程,凡有岗位必有流程。

    2、训练流程,凡有流程必有训练。

    3、督导流程,凡有作业必有督导。

    在麦当劳任何一家连锁店,一名员工同一天做3个不同的岗位,是经常性的。这个背后,其实就是3套不同的流程在支撑。因为流程的存在,才能让员工快速熟悉并掌握操作技能。聪明的店长不用教,就能举一反三知道怎么做了。但组织的能力,不能假设每个店长都聪明。把经验流程化,每个人都是人才。

    有同学会说了,流程也许能解决标准化的问题,可是,无法解决态度的问题。比如,员工总是迟到。比如有些问题反复说了几次,还总是出现,怎么办?流程解决不了的,是不是要上制度解决?大棒加胡萝卜在手,天下我有。

    千万别。

    啊,这是为什么呢?

  • 制度要减肥,流程要增肥

  • 当员工不服从命令时,大部分公司的管理者,脑海里闪过的第一个想法就是:上制度。企业里最不能要的是什么?就是制度。

    啊,这是为什么呢?

    因为规章制度,是旧有的管理思维。大部分企业需要的,是好流程,而不是制度。好流程,是做事的路径和方法,员工能力不行,告诉员工如何把事情做好,给资源,给时间,给方法,给信任。制度,是约束性条款,是告诉员工,做错了,怎么惩罚。我的狼牙大棒,早已经备好了,上面明晃晃的刺刃,还挂着皮肉、滴着血呢。谁不听话,我就一棒子刺过去,扎他个血肉模糊,然后悬挂城头,曝尸荒野。这是制度式管理。

    新管理是什么?不怎么讲规章制度。主要讲操作流程。你说新员工,做业务的时候,老是犯错?老员工讲几遍,也依然犯错?你反复说了很多遍,依然不奏效,你很痛苦,也很愤怒?我告诉你,当你把流程做好之后,员工们犯错的概率,接近于0。

    什么是流程?流程,就是导航仪。你今天去一个城市,这个城市你从来没有去过。你会怎么办?看地图,用导航仪。导航仪,有没有告诉你前方100米红绿灯处左转,直行50米后右转,目的地就在你的右侧?你一想。嗯。有的。除非导航仪坏了。那么,导航仪告诉你的是什么?本质上,就是流程。

    什么是制度?制度,就是摄像头。这条路限速80公里。你开到90公里,会怎么样?拍照。罚你。制度更像是交通规则,闯红灯罚分,超速罚分,占用机动车道罚分......

    摄像头更像是管理者的眼睛,一旦看见你犯规了,就照章执行。冰冷。无情。如果有导航仪的话,你怎么可能超速呢?超速,它就会提醒你。真正把你带到目的地的,是摄像头,还是导航仪呢?导航仪。无论新手还是老手,只要有了正确的导航辅导,人们自然不会走向歧途。

    多年来,我的驾车习惯就是无论熟路还是生路,一律使用导航仪。导航仪的好处不仅仅是指示路线,更重要的是规范驾驶行为:超速了会有提醒,堵车了会推荐更优路线,危险路段会有警示。不要相信经验,不迷信能力,相信数据,相信流程,专治老司机的“各种不服”。如果你习惯了驾车时启用导航仪,遵守导航指示,你就很难犯错误。

    企业的经营也一样,构建好流程后,人们犯错误的概率就会很小,很少有人用了导航仪还会走错路;即便偶尔出现偏差,也可以通过辅导的方式解决,而不是动用冰冷制度。用流程解决,远比制度解决更有效,也更温和。很多企业,大量缺的不是摄像头,而是导航仪。没有导航仪,再细心的人都会出错。

    没有好的流程系统,甚至会把道德高尚的人,变得腐败。我们不要考验人性,人性经不起考验。优秀的公司用流程管理,避免人们犯错误,同时尽量避免动用奖惩制度。

    成熟的企业很少动用制度,它们更多地运用绩效管理体系、科学的晋升标准,这些都属于流程的范畴。就像麦当劳公司几乎在所有领域都拥有优质的流程,比如:选址流程、开店流程、运营流程、人员的招用育留流程、财务管理流程、食品安全流程、供应链管理流程等等。

    但是,你却很少看到人们讨论,麦当劳的制度汇编,麦当劳的制度如何。大家羡慕的,不是那个汉堡包产品,而是做好产品的流程。大家需要的,也不是一两个好员工,而是产生好员工的流程。

    所以,多给流程增肥,制度减肥吧。用流程代替制度,用文化代替制度,用辅导代替制度。多一些认可,少一些责难。多一些流程,少一些制度。

  • 商业环境瞬息万变,内外部环境都在倒逼组织效率提升,流程变革。企业如何确保动态效率?该花钱的时候,要选择“战略性亏损”。为人才花钱,创业早期就会积淀优秀的实践。为流程花钱,就能萃取企业的规范化基因。

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